Produktvorschau Amadeus Fax and Email Plus:
Verkaufsbeleg-Versand auch unsigniert möglich
Mit dem digitalen Rechnungsversand über Amadeus Fax and Email Plus bietet Amadeus Germany eine komfortable und kostengünstige Lösung an. Demnächst kann der elektronische Versand von Original-Verkaufsbelegen auch ohne elektronische Signatur per E-Mail aus dem VERK-Verfahren erfolgen.
Voraussetzung für den digitalen Rechnungsversand war bislang die sogenannte "qualifizierte elektronische Signatur". Für den Versand von Rechnungen per E-Mail ist seit letztem Jahr der Versand grundsätzlich auch ohne elektronische Signatur möglich – sofern alle sonstigen gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Amadeus Fax and Email Plus bietet daher voraussichtlich im Juli 2012 eine zusätzliche neue Variante für den elektronischen Rechnungsversand an: "Original-Verkaufsbelege unsigniert". Diese Vorlage ergänzt die bereits vorhandene Variante des Versands elektronischer "Original-Verkaufsbelege signiert". Die Erfassung der Versanddaten erfolgt in den Verfahren VERK oder VERL analog dem Versand von signierten Original-Verkaufsbelegen über den neuen Leistungscode 8910.
Systemtechnische Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand
Der elektronische Rechnungsversand über Amadeus Fax and Email Plus aus der VERK-Maske ist in den Amadeus Selling Platform Produktlinien Classic und Professional verfügbar. Jedes Reisebüro, das Verkaufsbelege drucken kann, kann auch den elektronischen Versand von Verkaufsbelegen über Amadeus Fax and Email Plus nutzen bzw. bestellen (Informationen zu Kosten siehe Preisliste im Amadeus Download Center).
Komfortabel in den Prozess integriert
Der Versand von Verkaufsbelegen per E-Mail ist in den Verkaufsprozess integriert. Die hierzu erforderliche E-Mail-Adresse wird direkt in der VERK-Maske erfasst oder aus dem PNR übernommen.
Beispiel für den Versand eines unsignierten Verkaufsbelegs per E-Mail
Für den Versand der Verkaufsbelege können eine oder mehrere E-Mail-Adressen verwendet werden. Diese werden in der VERK- oder VERL-Maske wie folgt erfasst:
Code | Leistung | Dokument |
8910 | EMAIL: | FRITZ-MAIER@T-ONLINE.DE |
Eingabebeispiel für eine lange Adresse:
Code | Leistung | Dokument |
8910 | EMAIL: | FRIEDERIKE.MAIERHOEFER- |
8910 | UNTERBERG@T-ONLINE.DE | |
Wichtig: Der Original-Verkaufsbeleg darf nur an eine E-Mail-Adresse versendet werden. Es können jedoch Verkaufsbeleg-Kopien an weitere Empfänger geschickt werden. Diese werden analog in der VERK-Maske erfasst, enthalten aber die Kennung "CEMAIL:".
Der Verkaufsbeleg wird in eine PDF-Datei umgewandelt und per E-Mail an den Empfänger übermittelt. Bitte beachten Sie, dass der Versand am nächsten Werktag vormittags erfolgt.
Das Reisebüro erhält wie gewohnt eine Rückmeldung über den Versand in der Amadeus Message Queue. Zusätzlich wird täglich ein Versandprotokoll mit allen verschickten Verkaufsbelegen per E-Mail an das Reisebüro übermittelt.
Ist ein Verkaufsbeleg nicht beim Empfänger angekommen, zum Beispiel durch einen Tippfehler in der Adresse, kann der Versand innerhalb von 90 Tagen wiederholt werden. Den erneuten Versand können Sie im Amadeus Germany Extranet unter Amadeus Fax and Email Plus "Verkaufsbelegkopien" veranlassen. Der versendete Beleg enthält den Zusatz "Duplikat", weil nicht sichergestellt werden kann, dass der ursprüngliche verschickte Verkaufsbeleg nicht mehr existiert.
Was ist zur Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen beim elektronischen Rechnungsversand weiter von Reisebüros und deren Kunden zu beachten?
Trotz vereinfachter Handhabung sind einige Vorschriften zu beachten, die zwingend einzuhalten sind:
- Echtheit der Rechnungsherkunft: Der Rechnungsaussteller muss eindeutig identifizierbar sein.
- Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes: Die Rechnung kann während der Übermittlung nicht geändert werden.
- Lesbarkeit der Rechnung: Sollten spezielle Programme erforderlich sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.
- Erforderliche Angaben: Natürlich müssen nach wie vor die erforderlichen Angaben gem. §14 UStG in der Rechnung enthalten sein. Dazu gehören zum Beispiel die Steuernummer, das Ausstellungsdatum, der Liefer- und Leistungszeitpunkt.
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass elektronisch versendete Rechnungen auch elektronisch, also im Originalzustand, aufbewahrt werden müssen. Ein Papierausdruck reicht dazu nicht aus. Die Daten sind so abzuspeichern, dass sie nicht mehr geändert und auch später noch lesbar gemacht werden können.
Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger nach wie vor der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen (vgl. § 14 Abs. 1 UStG). Die beiden Parteien müssen sich also im Vorfeld darüber einig sein, welche Form der Übermittlung verwendet wird.
Weitere Informationen
Website Amadeus Fax and Email Plus: www.de.amadeus.com/faxandemailplus
Preisliste im Amadeus Downloadcenter: www.de.amadeus.com/downloadcenter